“Multitasking Madnes” es un artículo de Rosen y Weil publicado en “Context Magazine” en 1998 en el que hablan sobre la “locura” que significa para los profesionales y ejecutivos modernos lidiar diariamente con los múltiples mensajes que llegan por correo electrónico y teléfono, los cuales han creado una agenda diaria que ha ido modificando sustancialmente sus vidas. En una mañana corriente un ejecutivo encuentra decenas de mensajes nuevos en su computadora, pese a las últimas respuestas que enviara antes de acostarse. Al empezar la jornada, mientras observa su lista de e-mail para decidir cuáles contestará de inmediato y cuáles esperarán para más tarde, contesta el teléfono y escucha a medias a su interlocutor. El día recién empieza y ya está exhausto. Se siente como un pulpo con sus brazos y cerebro moviéndose hacia múltiples direcciones a la vez. Al final del día, habrá empezado y detenido docenas de tareas. El teléfono, el fax y los emails, a cada rato distraerán su mente de lo que esta tratando de hacer y cuando se dispone a retomar su trabajo, ha perdido el foco de sus pensamientos que le son difíciles de recuperar.

Un estudio del Instituto para el Futuro reportó que los empleados de las 1,000 principales compañías de la lista “Fortune” en promedio mandan y reciben 178 mensajes al día y son interrumpidos 3 veces por hora. Mientras más alta su posición jerárquica, más intenso es. Los autores denominan a este problema “la locura de las multitareas”.

Ocurre que los cerebros humanos dan la impresión de poder desempeñar confortablemente más de una tarea a la vez, pero eso se debe a que tienen excelentes mecanismos de filtrado que ayudan a saltar la atención rápidamente de un pensamiento al otro, manteniendo mientras tanto latentes los pensamientos que entraron al receso cerebral. Sin embargo, mientras más alternamos las tareas, menos eficientes somos para desempeñar cualquiera de ellas, y mientras más demoremos en retornar a la tarea interrumpida, más difícil se nos hará recordar en qué punto la dejamos.

No sorprende entonces que la investigación en el laboratorio muestre que las multitareas aumentan el estrés y pueden causar problemas físicos como dolores de estómago o cabeza. Una investigación sobre 25,000 personas en el mundo demuestra que la locura de las tareas múltiples de corto plazo hace que sea más difícil concentrarse en las tareas de largo plazo. Mientras la persona trabaja en una tarea, su mente es invadida por pensamientos sobre otras tareas. Así mismo, tiene la sensación de que la memoria no es tan buena como lo era antes. Empieza una tarea y de pronto descubre que no recuerda lo que quería hacer o decir. También le es difícil pasar una noche de sueño tranquilo o disfrutar calmadamente las actividades recreativas porque tiene demasiados pensamientos circulando por su mente. Se observa igualmente que disminuye la habilidad por estimar adecuadamente el tiempo para leer, escribir o contestar emails. La gente subestima el tiempo y se dedica a tantas tareas que de pronto descubre que dejó demasiadas cosas pendientes. En suma, acometer múltiples tareas a la vez disminuye la productividad y hace sentir que el trabajo es muy pesado.

Si embargo, toda esta locura se puede detener. Para empezar, se debe hacer una lista de todas las tareas por cumplir en el medio día próximo y asignar un tiempo estimado a cada una. Eso permite programarse a sí mismos, con lo que se ajustan las expectativas de tiempo a un término más realista. Por supuesto que eso incluye rechazar tareas nuevas en tanto completa las previstas.

En segundo lugar, es conveniente desarrollar una memoria externa para vaciar un poco de su cargado cerebro. Puede ser tan simple como tener una libreta de apuntes. Esto es particularmente importante antes de ir a dormir, porque si despierta con alguna idea, puede escribirla en un papel y regresar a dormir.

En tercer lugar, es bueno perseverar en la culminación de una tarea, que es la manera más productiva de trabajar. Esto requiere remover distractores como cerrar los otros programas abiertos, no chequear los emails y apagar el timbre del teléfono o el fax hasta terminar la tarea elegida.

En cuarto lugar, es bueno tomarse el tiempo para ver un programa de deportes, jugar con los hijos, o ir al cine con la pareja. Este es un refresco crucial que permite regresar al trabajo con una perspectiva limpia y con mayor capacidad de trabajar efectivamente. Hay que recordar siempre que la tecnología puede hacer tareas múltiples sin descansar, en cambio las personas no.

Columna afin

«Los deberes repetitivos no sirven para aprender y desmotivan al alumno» César Bona publica su segundo libro ‘Las escuelas que cambian el mundo’ en el que resume su experiencia del último año y medio en el que ha visitado colegios españoles con el proyecto Escuelas Changemaker de la ONG estadounidense Ashoka. En FB https://www.facebook.com/leon.trahtemberg/posts/876447362455800?pnref=story

Colombia 19 11 2917: El pueblo que dijo no a las tareas y no hace madrugar a sus niños. En Soledad, Atlántico, inician la jornada académica más tarde y hacen los trabajos en el colegio.